Asiel Assistent

De uitdaging

Ik zocht een project dat mijn liefde voor dieren combineerde met een maatschappelijke bijdrage. Op eigen initiatief ging ik langs bij Dierenopvang Amsterdam (DOA) en kreeg een rondleiding van het hoofd van de hondenafdeling.

De werkdruk bleek hoog: er zijn te weinig vrijwilligers en medewerkers, er komen steeds meer dieren binnen, en de dagelijkse werkprocessen zijn inefficiënt. Op de eerste twee heeft een app weinig invloed. Samen besloten we daarom te focussen op de werkprocessen.

Wat het onderzoek liet zien

Uit focusgroepen, enquêtes en gesprekken met vrijwilligers en afdelingshoofden bleek dat vier werkprocessen de meeste tijd en frustratie kosten.

• Alles via WhatsApp

  Werkberichten lopen door elkaar met privéberichten. Belangrijke informatie raakt ondergesneeuwd.

• Taken op een whiteboard

  Taken worden met de hand bijgehouden, zijn vaak niet actueel en missen informatie. Niemand ziet de voortgang.

• Documenten overal

  Documenten staan verspreid over platforms en fysieke plekken, dus het duurt lang om iets te vinden of te delen.

• Weinig begeleiding

  Nieuwe vrijwilligers weten niet goed wat er van ze verwacht wordt en voelen zich onzeker als ze zelfstandig beginnen.

Aanpak

1. Verkennen

   Een rondleiding bij DOA, desk research, en focusgroepen en enquêtes met vrijwilligers, medewerkers en afdelingshoofden.

2. Definiëren

   Een programma van eisen, samen met het afdelingshoofd communicatie geprioriteerd met de MoSCoW-methode.

3. Ontwerpen

   Moodboards en een morfologische kaart, daarna het concept met vier kernfuncties: van proof of concept tot hi-fi prototype.

4. Testen en verbeteren

   Vier testrondes met jonge en oudere gebruikers. Na elke ronde paste ik het ontwerp aan, onder andere voor contrast en leesbaarheid.

Het concept: vier kernfuncties

Elke functie lost één van de inefficiënte werkprocessen op. Alles staat in één app, met taalkeuze en eenvoudige navigatie voor gebruikers van alle leeftijden.

• Vervangt het whiteboard

  Takenoverzicht

  Iedereen ziet in welke sectie en in welke volgorde taken gedaan moeten worden, en zet ze van To do naar Doing en Done. Vrijwilligers zien alleen hun eigen taken; afdelingshoofden zien de voortgang van het hele team.

• Brengt verspreide documenten samen

  Centraal documentbeheer

  Documenten staan in mappen per afdeling, met een overzicht van wat recent is toegevoegd. Afdelingshoofden kunnen documenten scannen, toevoegen en delen.

• Haalt werk uit WhatsApp

  Directe communicatie

  Privéchats en groepen alleen voor werk, met documenten delen, spraakberichten en een vertaalknop onder berichten tegen de taalbarrière.

• Overzicht voor afdelingshoofden

  Workspace voor beheerders

  Een aparte omgeving om taken toe te wijzen, roosters te maken, verlof te beheren en de activiteit van gebruikers te zien. Zo blijft beheerwerk gescheiden van het werk op de vloer.

Belangrijkste keuze

Komen de medische dossiers van de dieren in de app?

• Niet gekozen

  Ja. Afdelingshoofden vroegen om dossiers met foto's en video's in de app.

• Gekozen

  Nee, buiten scope. De app richt zich op de vier processen die de werkdruk veroorzaken.

Waarom: DOA wilde voor dossiers de bestaande applicatie blijven gebruiken. In de MoSCoW-analyse werd het daarom een won't have, zodat de tijd naar taken, documenten en communicatie ging.

Resultaat

Wat ik opleverde

• Een klikbaar hi-fi prototype met de vier kernfuncties, onboarding met taalkeuze, een werkagenda, en inloggen met tweestapsverificatie en pincode
• Een design rationale en procesboek met het onderzoek, de keuzes en alle testrondes
• Een promovideo die de app in 55 seconden uitlegt

In cijfers

• 4testrondes, van proof of concept tot hi-fi
• 4inefficiënte werkprocessen aangepakt
• 5kleurcombinaties getoetst op contrast

Er is geen effectmeting gedaan: de app is een klikbaar prototype en is niet in gebruik genomen.

Bij de eindvalidatie met het afdelingshoofd communicatie, die beslist welke apps DOA gebruikt, was de conclusie dat de app de werkprocessen kan verbeteren. De werkdruk hangt ook af van het tekort aan personeel en het aantal dieren; daar verandert een app niets aan.